Для получения авансовых выплат на поездку

Вам необходимо заблаговременно запланировать поездку и заранее приступить к ее подготовке. Учитывая то, что на оформление визы требуется определенное время, просим Вас подавать заявление в соответствующее консульство за время, достаточное для оформления визы до Вашего отъезда. Обращаем Ваше внимание на то, что на оформление американской визы может уйти от двух до четырех месяцев.

Для получения авансовых выплат заявка должна быть подана в Московский офис Фонда/региональным представителям только при наличии визы не менее чем за две недели до поездки, чтобы можно было успеть сделать оплаты. Заявка на авансовую оплату включает заполненную форму 400 (Лист Travel Request) и сопроводительные документы, необходимые для проведения оплат. При зарубежной поездке Вам необходимо представить копию приглашения, визы и медицинской страховки. При поездке на конференцию, если необходимо сделать оплату за конференцвзнос, то представляется заполненная регистрационная форма. Вы обязаны приобрести медицинскую страховку до своего отъезда. Если Вы запрашиваете приобретение авиабилетов, то необходимо представить копию брони на билет из агентства, с которым Фонд имеет договор (см. список агентств). Для некоторых видов поездок закупка билетов производится через менеджера Представительства в Москве.

Для получения компенсации расходов на поездку

Для получения компенсации расходов на поездку необходимо заполнить форму 400 листы Financial Report Form (форма финансового отчета по поездке) и Narrative Report (форма содержательного отчета по поездке), и вместе с оригиналами платежных документов представить в Московский офис Фонда/региональным представителям. Вы можете получить компенсацию только за разрешенные расходы при наличии правильно оформленной документации и оригиналов квитанций об оплате. Все квитанции должны быть аккуратно прикреплены без наложения друг на друга на лист формата А4, так чтобы была видна сумма оплаты и можно было сделать хорошую сканированную копию.

Если оплата производилась в местной валюте, то должны быть произведена конвертация в доллары США по официальному курс на день оплаты. По России данные по официальному курсу ЦБ на нужную дату можно найти с помощью конвертора валют по Интернет адресу http://conv.rbc.ru.

Для подтверждения количества дней пребывания в поездке необходимо представить копии билетов, счета из гостиницы или другие документы, подтверждающие сроки поездки. Для местных поездок по стране для этих целей может использоваться копия командировочного удостоверения.