Если производились авансовые оплаты, то в течение 30 дней после окончания поездки, необходимо представить форму 400 (заполненные листы Financial Report Form (форма финансового отчета по поездке) и Narrative Report (форма содержательного отчета по поездке)) с оригиналами платежных документов по всем расходам. Могут быть возмещены только правильно оформленные и разрешенные расходы, на которые представлены оригиналы квитанций по оплате.

Для подтверждения только суточных расходов (например, в заявку на получение компенсации не включены расходы на авиабилет) необходимо представить копии билета или счета из гостиницы или другие документы, подтверждающие сроки пребывания в поездке.

Для подтверждения местных поездок необходимо представить копию командировочного удостоверения, подтверждающего сроки пребывания в поездке. Также необходимо представить копию официального приглашения, программу конференции, тезисы выступления или презентации на конференции и т.п.