Электронная форма 500 заполняется на компьютере и пересылается по электронной почте (в формате XLS). Все поля в форме снабжены примечаниями с инструкциями по заполнению. В случае, если графа не заполняется, необходимо поставить прочерк (-).

ВНИМАНИЕ! Данная форма автоматически закачивается в базу данных, поэтому будьте внимательны при заполнении полей, содержащих банковскую информацию (Секция III). При заполнении этих полей строго следуйте информации, полученной в бухгалтерии Вашей организации, и правилам инструкции. Неправильное заполнение этих полей приведет к невозможности перевода денег в Вашу организацию.

ВНИМАНИЕ! Перед тем, как открыть файл, необходимо выставить средний уровень безопасности в Excel (Меню Сервис — Макрос — Безопасность).

ВНИМАНИЕ! При открытии файла необходимо включить макросы!

Секция I: Project Information:

1. Введите номер проекта (см. грантовое соглашение).

2. Дата заполнения заявки проставляется автоматически.

3. Введите информацию о руководителе проекта на английском языке (фамилию и имя).

4. Введите название организации на английском языке, на валютный счет которой должен быть осуществлен перевод денежных средств (данная организация должна быть прописана в грантовом соглашении), и ее адрес.

5. Укажите контактную информацию (телефон, факс и адрес электронной почты) лица, у которого можно будет запросить дополнительную информацию, если она потребуется.

 Секция II: Payment Information:

6. Введите порядковый номер заявки (используете сквозную нумерацию для всех заявок на оплату накладных расходов).

7. Для проектов по программе GAP-DOE необходимо заполнить графу Deliverable/Task Number в соответствии с нумерацией, указанной в контракте со Спонсором.

8. Введите суммы:

- В графе “Amount Received from CRDF to Date” укажите сумму, полученную по статье Institutional Support по всем предыдущим выплатам.

- В графе "Amount Requested for Current Period” укажите сумму, которую вы запрашиваете данной заявкой.

Пожалуйста, при вводе суммы не используйте знак "$" и не ставьте разделительных знаков после тысяч!

9. Только для проектов по программе GAP-DOE GIPP: если Вы хотите получить на счет организации не только IS средства, но также и средства из других бюджетных статей, то укажите, как распределяется сумма платежа между различными категориями (Materials & Services, Travel, Institutional Support). В заявках по другим программам эти три окна заполнять не надо.

Секция III: Bank Transfer information:

10. Во все следующие графы необходимо внести полные реквизиты ВАЛЮТНОГО счета организации-получателя в строгом соответствии с банковской информацией, полученной в бухгалтерии организации:

• Beneficiary Name — Укажите наименование организации-получателя в полном соответствии с названием, указанным в банковских документах. Используйте только латинские буквы, не используйте специальных символов.
• Beneficiary Account Number — Введите номер счета организации-получателя. Используйте только цифры.
• Beneficiary Bank Name — Введите название банка организации-получателя. Используйте только латинские буквы, не используйте специальных символов.
• Beneficiary Bank Branch Name — При необходимости введите название (номер) филиала или отделения банка организации-получателя.
• Beneficiary Bank City — Введите город (полное название), в котором расположен банк организации-получателя.
• Beneficiary Bank Country — Введите страну, в которой расположен банк организации-получателя.
• SWIFT Code or CHIPS UID number — Введите SWIFT код или номер CHIPS UID банка организации-получателя (только цифры и латинские буквы без пробелов).
• Intermediary Bank Name — Введите название банка-корреспондента. Используйте только латинские буквы, не используйте специальных символов.
• Intermediary Bank City — Введите город (полное название), в котором расположен банк-корреспондент.
• Intermediary Bank Country — Введите страну, в которой расположен банк-корреспондент.
• Intermediary SWIFT code or CHIPS UID number — Введите SWIFT код или номер CHIPS UID банка-корреспондента (только цифры и латинские буквы без пробелов).
• При необходимости в графе “Notes/Special Instructions” укажите дополнительную информацию.

 Секция IV: Грантополучателями из России, Азербайджана, Грузии, Казахстана, Кыргызстана, Молдовы и Узбекистана эта секция не заполняется, поскольку заявки подаются только в электронном виде в формате XLS. Распечатывать и подписывать форму 500 не надо.

После заполнения всех полей закройте форму, нажав кнопку "Save form & Exit". При этом программа производит автоматическую проверку технической корректности заполнения формы. При обнаружении некорректно введенных данных на экран выдается сообщение со списком найденных ошибок, которые следует исправить. После окончательного нажатия кнопки "Save form & Exit" внесение изменений в форму и редактирование будут невозможны.

Рекомендуем Вам, прежде чем закрывать и сохранять форму, сохранить ее редактируемую версию, нажав кнопку “Save Template”. В этом случае Вы сможете вносить в заполненную форму изменения.