Для осуществления закупки у российского поставщика необходимо получить счет и заполнить на английском языке заявку «Request for ESS» (1-ая страница формы 300).

Копия или оригинал счета вместе с заявкой направляется в Московское Представительство CRDF по электронной почте, письмом или предоставляется лично.

Правила оформления счета для проведения оплаты в рублях

При закупке оборудования у российской компании оплату будет производить Представительство АФГИР в рублях на основании счета поставщика. В счете, выставленном в иной валюте (доллары, Евро), должно быть указано: «Оплата производится в рублях по курсу ЦБ РФ на день оплаты».

В счете в качестве Плательщика оборудования, материалов или услуг указывается АФГИР:

Представительство Американского фонда гражданских исследований и развития (Представительство АФГИР), ИНН 9909111071, КПП 773851001, адрес: 117997, г. Москва, ул. Миклухо-Маклая, д.16/10, корп. 32.

Получателем или грузополучателем оборудования, материалов или услуг указывается организация-грантополучатель.

Счет должен быть подписан генеральным директором и главным бухгалтером (с расшифровкой) и заверен печатью организации. На счете должна быть четко прописана сумма НДС, либо указано, что НДС = 0.

Ориентировочный срок оплаты счета — 10–14 дней с момента подачи заявки в CRDF. Чтобы у поставщика не возникли претензии по срокам оплаты, желательно подавать заявку сразу же после оформления счета.

При больших расхождениях в датах выставления счета и подачи заявки в CRDF Представительство АФГИР не сможет принять заявку без переоформления счета или письменного подтверждения об отсутствии претензий со стороны поставщика.

Оплата может быть произведена по копии счета (электронной либо факсимильной), однако необходимо иметь также и оригинал счета, для предоставления его в дальнейшем с комплектом отчетных документов за произведенную выплату.

В связи с усилением валютного контроля со стороны банков, обращаем Ваше внимание на то, что при проведении первичных переговоров с поставщиком необходимо обязательно информировать его о том, что Представительство АФГИР является нерезидентом РФ, и средства (в рублях) поступят на счет поставщика от нерезидента.

Оплата услуг в рублях

Если в рамках проекта планируется оплата каких-либо услуг, вместе с заявкой и счетом необходимо представить двусторонний договор, заключенный между организацией-грантополучателем и поставщиком услуг. В условиях оплаты по договору должно быть указано: "Оплата осуществляется Представительством АФГИР из средств гранта (указать номер)".

После перечисления денег Поставщику услуг менеджер Представительства АФГИР оповещает руководителя проекта по электронной почте о состоявшейся оплате.

Правила заполнения формы 300 на оплату товаров и услуг в рублях

В секции II указывается информация о грузополучателе, т.е. организации-грантополучателе.

В секции III указывается информация о поставщике. Обязательно должны быть заполнены ВСЕ графы. Если, например, у фирмы нет сайта, то, пожалуйста, укажите это в соответствующей графе. Не оставляйте графы пустыми. Не полностью заполненные заявки не принимаются!

Образец заполнения информации о поставщике

В секции IV в столбце Item Description достаточно указать номер счета и тип заказываемого оборудования или материалов, не перечисляя все пункты счета. Если к заявке прилагаются несколько счетов от одного поставщика, то они перечисляются последовательно под пунктами 1, 2 и так далее.

Кроме того, в секции IV должны быть заполнены столбцы Qty ("Количество" — поставить значение 1) Amount (указать общую сумму в рублях по счету), Currency (указать валюту, в которой выставлен счет), Exchange Rate (указать курс доллара ЦБ РФ на день заполнения заявки). При этом значение в столбце Amount [in US Dollars] будет подсчитано автоматически.

Заявка должна быть подписана руководителем проекта.

Рекомендации по выбору поставщика

Поставщик должен быть официально зарегистрированным экономическим субъектом и иметь ОГРН (Основной Государственный Регистрационный номер), лицензию или иной сертификат, подтверждающий его право на продажу товаров и предоставление услуг, запрашиваемых по данной заявке.

CRDF сохраняет за собой право отказать в рассмотрении заявки, не отвечающей требованиям CRDF.

Определение наиболее выгодного в финансовом отношении источника требуемого товара или услуги целиком является предметом ответственности получателя.

Основные показатели для выбора поставщика: 

• технические характеристики поставляемых ТМЦ (товарно-материальные ценности); 
• цена и сроки поставки; 
• гарантийное и сервисное обслуживание.

CRDF сохраняет за собой право отказать в рассмотрении заявки, если ее сумма признана чрезмерной или не соответствует утвержденному бюджету проекта.

Проведение тендера для закупки оборудования

Для закупки оборудования стоимостью свыше $5.000 организация-грантополучатель должна провести тендер, разослав запросы минимум в три компании. По результатам тендера выбирается поставщик, наилучшим образом отвечающий требованиям грантополучателя.

Если при проведении тендера выяснилось, что на рынке отсутствуют поставщики аналогичного оборудования, поставщик признается единственным источником и закупка производится у данного поставщика. В этом случае вместе с заявкой необходимо подать форму Sole Source Justification

Если сумма счета превышает $5.000, но меньше $10.000, то предоставлять в CRDF документы по тендеру НЕ НУЖНО. Данная документация должна храниться в организации грантополучателя на случай  аудиторской проверки по проекту. Для оплаты необходимо предоставить только заявку и счет от выбранного поставщика

Если сумма счета превышает $10.000, в CRDF необходимо представить следующие документы:

• заявку по форме 300;
• три счета (или коммерческих предложения), включая победителя в тендере;
• обоснование выбора поставщика (на английском языке) или форма Sole Source Justification о признании поставщика единственным источником. 

Оформление доверенности на получение оборудования и материалов

Доверенность на получение оборудования и материалов, оплаченных Представительством АФГИР, выдает организация-грантополучатель. Представительство АФГИР доверенностей не выдает, т.к. не является получателем ТМЦ.

Отчетная документация за полученное оборудование и материалы

После перечисления средств поставщику ТМЦ менеджер Московского Представительства АФГИР высылает руководителю проекта по электронной почте образец Справки о принятии оборудования и материалов в качестве безвозмездной помощи.

После получения оплаченных ТМЦ грантополучатель в течение 30 дней должен представить в Московское Представительство АФГИР оригинал Справки, подписанной материально ответственным лицом и главным бухгалтером организации. Справка должна быть заверена печатью организации и иметь дату заполнения.

Вместе с оригиналом справки должны быть представлены:

- оригинал счета (если оплата осуществлялась по копии);

- копии накладной и счета-фактуры.

Необходимо обращать внимание поставщика на правильность оформления финансовых документов:

В счет-фактуре

- Грузополучателем должна быть указана организация-грантополучатель;

- Покупателем тоже является организация-грантополучатель.

- Представительство АФГИР указывается только в качестве Плательщика (Поставщик должен заменить слово Покупатель)

В товарной накладной

- Грузополучателем должна быть указана организация-грантополучатель;

- Плательщиком – Представительство АФГИР;

- должна стоять подпись лица, принявшего ТМЦ, и печать организации

- должна быть дата приема товара.

В случае задержки с предоставлением отчетных документов (например, в связи с недопоставкой со стороны поставщика) необходимо оповестить об этом Представительство АФГИР по электронной почте, указав причину задержки.

При задержке с предоставлением отчетных документов без имеющихся на то оснований, CRDF оставляет за собой право остановить все платежи по проекту.

Отчетная документация за оплату услуг

Отчетным документом, необходимым для закрытия Заявки на оплату услуг, является АКТ выполнения услуг или Акт приемки-сдачи работ между организацией-грантополучателем и фирмой-Исполнителем, который необходимо предоставить в течении 30 дней с момента оплаты.

В случае задержки с предоставлением отчетных документов (например, в связи с тем, что работы не завершены) необходимо оповестить об этом Представительство АФГИР по электронной почте, указав причину задержки.
При задержке с предоставлением отчетных документов без имеющихся на то оснований, CRDF оставляет за собой право остановить все платежи по проекту.

При проведении ремонтно-строительных работ Исполнитель (поставщик) должен оформлять унифицированный акт формы КС-2, на основании которого заполняется форма КС-3 «Справка о стоимости выполненных работ и затрат», а также счет-фактуру на общую сумму договора.

При оплате крупных контрактов Представительство АФГИР дополнительно просит руководителя проекта подписать в организации-грантополучателя Справку о принятии в качестве безвозмездной помощи суммы средств, оплаченных АФГИР за оказанные услуги по соответствующему договору.