Поиск
Система учета рабочего времени грантополучателей
Нижеследующая информация дана на русском языке для справочных целей.
1. Введение
В целях обеспечения более точного учета времени, затрачиваемого грантополучателями CRDF при работе над проектами, фондом введена система учета рабочего времени грантополучателей и выплаты средств индивидуальной финансовой поддержки (IFS). Правила действуют с 1 января 2009 г. и распространяются на выплаты индивидуальной финансовой поддержки по всем проектам CRDF, которые финансируются из средств Правительства США.
(а) Начиная с 1 января 2009 года, каждый участник проекта CRDF обязан ежедневно заполнять индивидуальный табель учета времени, потраченного на работу по проекту (далее Табель), установленного образца Timesheet template в соответствии с правилами, изложенными ниже.
(б) Выплаты индивидуальной финансовой поддержки будут осуществляться только по окончании квартала после подачи соответствующей IFS заявки вместе с общим (на всех участников проекта) табелем. Авансовые заявки на IFS, основанные на предварительной оценке рабочего времени, не будут приниматься к оплате.
2. Основные положения системы учета рабочего времени
Аккуратный и своевременный учет рабочего времени каждого участника в проекте является непосредственной обязанностью как этого участника, так и Руководителя проекта.
Выплаты индивидуальной финансовой поддержки будут осуществляться на основе реального времени, затраченного участниками на работу над проектом.
До активации гранта Руководитель проекта должен представить список, в котором перечислены все участники проекта с указанием их должности и персональных данных, а также их часовой ставки оплаты рабочего времени (как правило, эта информация вносится в бюджет проекта). Такой список должен быть получен и утвержден фондом до начала каких-либо выплат индивидуальной финансовой поддержки. Любые изменения или дополнения к этому списку должны быть одобрены CRDF до вступления их в действие.
Каждый участник проекта обязан ежедневно вести запись отработанных часов и ежемесячно представлять подписанный табель Руководителю проекта для проверки и одобрения.
Руководитель проекта является ответственным за:
- текущий контроль и учет табелей участников;
- соответствие табелей требованиям, изложенным в данном документе и в грантовом соглашении;
- обеспечение участников проекта информацией о требованиях CRDF по учету рабочего времени, изложенных в данном документе;
- своевременный сбор, проверку и одобрение табелей участников проекта;
- своевременную подачу заявок на выплату индивидуальной финансовой поддержки.
Руководитель проекта является ответственным за хранение подписанных индивидуальных табелей и обеспечение доступа к ним представителям CRDF для аудита. CRDF имеет право в любое время (в том числе и до одобрения выплат по индивидуальной поддержке) запросить у Руководителя проекта избранные табели (или все сразу) для проверки.
3. Процедура заполнения и подачи табелей
Каждый участник должен ежеквартально подавать Руководителю проекта заполненный и подписанный индивидуальный табель.
Руководитель проекта обязан проверить и подписать табели участников. Подписывая табель, Руководитель проекта тем самым подтверждает достоверность указанных в табеле часов, затраченных на выполнение проекта CRDF.
Если табель содержит ошибку, то она должна быть исправлена, и табель должен быть заново подписан участником и Руководителем проекта до подачи в CRDF. Исправления могут быть сделаны от руки на уже подписанной форме при условии, что они отчетливо читаемы и завизированы инициалами участника и Руководителя проекта, и сопровождаются письменным пояснением.
Если участник(и) не выполняли работу по проекту в данный квартал, они не должны подавать табели. Табели требуются только от тех участников, на которых запрашиваются выплаты индивидуальной финансовой поддержки.
Если участники задействованы в нескольких проектах CRDF одновременно, они должны заполнять отдельные табели по каждому проекту за отчетный период. Независимо от числа грантов CRDF, по которым работает участник, максимально допустимое время, оплачиваемое CRDF, составляет в сумме не более 8 часов в день. За календарный месяц максимально допускается 20 человеко-дней (160 часов), за год (период в 12 месяцев) — не более 240 человеко-дней (1920 часов).
Для запроса выплаты IFS за данный квартал Руководитель проекта должен заполнить Форму 200. Эта форма служит итоговой таблицей часов, отработанных каждым участником, и заполняется на базе индивидуальных табелей, одобренных Руководителем проекта; при этом Руководитель обязан заверить, что он получил и одобрил соответствующие индивидуальные табели. Размер выплаты рассчитывается автоматически при условии внесения в форму часовой ставки оплаты рабочего времени участника (см. раздел 2 данного документа) и отработанных им часов. Форма должна подаваться в CRDF в формате XLS по электронной почте; к запросу также необходимо приложить сканированную копию объединенного табеля (на всех участников) за подписью Руководителя проекта. Объединенный табель следует распечатывать из формы 200 (см. инструкцию по заполнению формы 200). Заявки на индивидуальную финансовую поддержку без необходимых подписей и сопутствующей документации будут отклонены.
4. Хранение документации
Грантополучатели должны хранить комплект оригинальных табелей на случай аудиторской проверки не менее чем 3 (три) года после даты окончания проекта.
Документация по табелям должна быть доступна для ознакомления и аудита и предъявляться по требованию представителей CRDF, Правительства США или их полномочных представителей.
Табели по проектам CRDF не должны находиться в противоречии с любой существующей в данной организации системой учета рабочего времени грантополучателя, действующей в соответствующий период.
Рекомендуем также ознакомиться с ответами на часто задаваемые вопросы.